想跟大家唠唠我之前折腾那个EastFax的事儿。说起来那还是好几年前了,当时在一家小公司,那传真机,我的天,比我年纪都大,天天不是卡纸就是没墨,要么就是占线,急死个人。
为啥要搞这个EastFax?
起因很简单,就是被那台老掉牙的传真机给逼的。有一次,一个特重要的合同,客户说发过来了,我们这边愣是没收到,查了半天,原来是传真机没纸了,然后也没人注意,给耽误了。老板当时脸都绿了,当场就拍板,说必须想办法解决这个破传真问题。我,平时就爱捣鼓点这些东西,这活儿自然就落我头上了。
一开始我寻思着,现在都啥年代了,谁还用传真。可老板说了,不少老客户就认这玩意儿,没办法。我就上网搜,看有没有什么“高科技”点的传真方案。然后就看到了什么“电子传真”、“网络传真”这些词,说是能用电脑收发,还能“无纸化办公”,听着挺玄乎,也挺吸引人。搜来搜去,就发现了这个EastFax,看介绍说是什么“上海复园科技”搞的,“20年老品牌”,感觉应该还算靠谱,毕竟老牌子,稳定性可能好点。
开始动手折腾
跟老板汇报了一下,说这玩意儿能省纸、省钱,还能把传真统一管起来,查找也方便。老板一听能省钱,眼睛都亮了,大手一挥,准了!
接下来就是具体操作了:
- 第一步,下载软件。这个倒不难,官网上下了那个EastFax智能传真软件的安装包。
- 第二步,安装服务器端。双击安装包,就是一路“下一步”、“下一步”,中间有个“我接受条款”,勾上,再“下一步”。然后要输入点用户信息什么的,随便填了填。感觉跟装其他普通软件差不多。他们宣传说支持什么C/S、B/S、E/S三种架构,我们小公司嘛就选了个最简单的C/S,就是在几台电脑上装客户端用。
- 第三步,连接硬件。这个稍微麻烦点。光有软件不行,还得有东西接电话线。买了个他们推荐的传真猫,好像叫什么GE-UM03-A。一头USB插电脑,另一头插电话线。我们办公室电话线那叫一个乱,跟蜘蛛网似的,扒拉了半天才找到一根能用的,接上去。如果还要用原来的电话机,就得从传真猫上再引一根线到电话机,也接上了。
- 第四步,配置。服务器端装好后,还要配置一下线路,设置一下分机用户什么的。每个同事一个账号,这样谁发的谁收的就清楚了。摸索了一阵子,总算是让它跑起来了。
用起来感觉怎么样?
刚开始用的时候,那感觉,爽!
发传真,再也不用打印出来,跑到传真机那儿一张张塞了。直接在电脑上选文件,点发送,输入对方号码,嗖的一下就出去了。还能看到发送状态,成功了还是失败了,一目了然。
收传真也方便多了。传真进来直接转成电子版,可以设置发到指定邮箱,或者存到共享文件夹里。再也不怕传真被人拿错,或者堆在那儿没人管了。“传真文件自动备份归档”,查找历史传真也确实“更加方便”,搜一下文件名或者日期就行。
老板最关心的“降低成本”,纸张费、墨盒费确实省了不少。而且以前那台老传真机三天两头坏,维修费也省了。
也不是十全十美。偶尔也会碰到一些小问题,比如对方传真机太老旧,兼容性不太传过去的文件有点变形。还有就是,有些年纪大的同事,一开始不太适应,总觉得没有那张纸就不踏实,还得教他们怎么用,也费了点口舌。
这事儿后来咋样了?
这个EastFax在我们那小破公司算是成功落地了,也确确实实解决了一些实际问题。老板挺满意,觉得我这事儿办得不错。
不过这事儿也让我琢磨出点别的味儿来。你想,就这么个小小的传真系统改造,就能让效率提高不少。可我们公司,除了这个,其他地方还是老一套,死气沉沉的。我提过几次别的建议,想把一些手动的工作也用软件系统管起来,结果?老板总是“嗯嗯”,然后就没下文了。他觉得现在这样也挺能少花钱就少花钱,多一事不如少一事。
我当时就觉得特没劲。那个EastFax项目,虽然小,但让我尝到了用技术解决问题的甜头。我就想,我不能老待在这么个地方,跟一堆老古董似的玩意儿打交道?我想去接触更多新的东西,搞点更有挑战性的项目。
大概半年多以后,我就跳槽了。听说那家公司现在还在用那个EastFax系统,估计那玩意儿已经是他们办公室里最“现代化”的设备了。有时候我也会想,我走了之后,还有没有人会去琢磨怎么改进点什么,还是大家就那么混日子。
说到底,EastFax这东西本身,就是个工具,在特定场景下确实能派上用场,尤其对于那些离不开传真但又想稍微“进步”一点点的公司来说,算是个不错的过渡方案。但对我个人而言,折腾这么一回,更大的意义可能在于,它让我看清楚了自己想干不想干也算是个小小的催化剂。